¿Quiénes están obligados a llevar contabilidad?

Para el contador público actual, es esencial tener claridad sobre los sujetos obligados a llevar contabilidad. Es común afirmar que aquellos responsables del IVA están obligados, sin embargo, esta obligación es más que un deber formal de carácter fiscal que el contador público colombiano debe dominar categóricamente.

¿Dónde nace la obligación de llevar contabilidad?

En Colombia, el Decreto 410 de 1971, que expide el Código de Comercio (C.C.), establece como obligación de todo comerciante llevar una contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales _{Art. 19 C.C}. Esta norma no es de carácter tributario, sino comercial.

Entendida esta obligatoriedad para todos los comerciantes, surgen dos interrogantes: ¿Quiénes son comerciantes? y ¿Qué significa llevar contabilidad bajo las prescripciones legales?

1. ¿Quiénes son comerciantes?

Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades consideradas mercantiles por la ley. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza mediante apoderado, intermediario o interpuesta persona. _{Art. 10 C.C.}

El término «profesionalmente» debe entenderse como la práctica habitual y continua de la actividad mercantil. Por lo tanto, quien realice ocasionalmente una operación mercantil no se considera comerciante. _{Art. 11 C.C.}

La Superintendencia de Sociedades, en el oficio 220-185798 del 28 de agosto de 2023, aclaró que aunque se desarrolle una actividad mercantil, solo se es comerciante si se hace de forma profesional. Por ejemplo, si una persona natural vende su casa o sus muebles, no lo está haciendo de forma profesional ni habitual, siendo un acto ocasional que no lo convierte en comerciante.

Para efectos legales se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos: _{Art. 13. C.C.}

1. Cuando se halle inscrito en el registro mercantil.
2. Cuando tenga establecimiento de comercio abierto.
3. Cuando se anuncie al público como comerciante por cualquier medio.

Es importante destacar que esta «presunción» no es de derecho, es decir, se puede presentar prueba en contrario para desvirtuar la calidad de comerciante.

Actividades que la ley considera mercantiles: _{Art. 20 C.C.}

1. La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y la enajenación de los mismos; 
2. La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de toda clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos; 
3. El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los préstamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés; 
4. La adquisición o enajenación, a título oneroso, de establecimientos de comercio, y la prenda*, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos; 
5. La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones; 
6. El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos-valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos; 
7. Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillos; 
8. El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o extranjeras; 
9. La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje; 
10. Las empresas de seguros y la actividad aseguradora; 
11. Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados; 
12. Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes; 
13. Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes; 
14. Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las demás destinadas a la prestación de servicios; 
15. Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u ornamentaciones; 
16. Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de las fuerzas o recursos de la naturaleza; 
17. Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia o circulación de toda clase de bienes; 
18. Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el transporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios, y 
19. Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil. 

Actividades que no son mercantiles: _{Art. 23 C.C.}

1. La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al uso del adquirente, y la enajenación de los mismos o de los sobrantes;
2. La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación de éstas por su autor;
3. Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines de servicio público;
4. Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural. Tampoco serán mercantiles las actividades de transformación de tales frutos que efectúen los agricultores o ganaderos, siempre y cuando que dicha transformación no constituya por sí misma una empresa, y
5. La prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales. 

2. Contabilidad conforme a las prescripciones legales

La Ley 1314 de 2009 regula los principios y normas de contabilidad e información financiera en Colombia. Su artículo 4 establece la independencia y autonomía de las normas tributarias frente a las de contabilidad e información financiera. Así, las declaraciones tributarias deben estar respaldadas por soportes determinados bajo la legislación fiscal, y en caso de incompatibilidad entre una norma contable y una norma fiscal, prevalecerá la norma fiscal cuando se trate de una declaración tributaria.

Los comerciantes deben evaluar su situación conforme al Decreto Único Reglamentario de las normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información (DUR 2420 de 2015) para identificar el grupo al que pertenecen:

¿Los responsables de IVA están obligados a llevar contabilidad?

Como se ha observado, la obligatoriedad de llevar contabilidad no está circunscrita a ser responsable de IVA. Están obligados a llevar contabilidad todas las personas que sean comerciantes, independientemente de que sean responsables de IVA o no

Finalmente, desde el punto de vista tributario, y de manera excepcional, el parágrafo 2 del artículo 477 del Estatuto Tributario determina que los responsables de IVA que sean productores de bienes exentos están obligados a llevar contabilidad para efectos fiscales.